Véritable défi pour l'entreprise, la gestion à distance de l'activité professionnelle des salariés doit être soigneusement préparée et habilement menée pour en tirer le bénéfice maximum. Voici comment procéder...
Faire confiance
Le fondement du télé-management, c'est le travail en confiance avec ses collaborateurs. Cela implique qu’ils aient la liberté de choix de leur lieu de travail, de leurs horaires de travail (flexibles dans des créneaux définis d'un commun accord avec l'équipe), des périodes non travaillées et des congés payés.
Ces libertés s'exercent indépendamment du caractère volontaire ou non du recours au télétravail, puisqu’il peut être imposé par la direction. Sa mise en œuvre doit laisser un espace de liberté suffisamment large pour obtenir l'adhésion des salariés. Avec plus d'autonomie et de responsabilité dans leur travail pour les télétravailleurs, cette confiance implique que le manager construise une équipe où chacun à un rôle précis, qu'il connaît parfaitement, et communique sur ses avancées et ses difficultés.
Garder le contact
Pour que le télétravail fonctionne bien, des moments d'échange et de partage sont indispensables. Le rythme et la fréquence de ces télé-rendez-vous d'équipe doivent faire l'objet d'un consensus. De même, pour rompre l'isolement dû au télétravail, leur objet, leur positionnement dans la semaine et leur nombre doivent correspondre aux besoins exprimés par les télétravailleurs.
Plusieurs rendez-vous collectifs sont recommandés sur une semaine, avec au minimum deux contacts hebdomadaires. Parfois, les calls sont journaliers. D'expérience, les télétravailleurs estiment que ces réunions numérisées sont plus productives, car plus courtes, ce qui permet de traiter les sujets essentiels.
Les supports de télécommunication ne manquent pas pour échanger entre tous les membres d'une équipe, entre conférences téléphoniques, visioconférences ou messageries instantanées, comme Messenger ou autres. Cela peut se faire aussi par l'intermédiaire d'une plateforme comme celle de Slack.
Un baromètre peut utilement être mis en place sous la forme de mini-sondages, ce qui permet de savoir comment les équipes perçoivent ces téléréunions et les points qu'il faudrait améliorer dans la perspective d'en optimiser l'efficacité, comme :
- les thèmes nouveaux à introduire ;
- la modification de leur fréquence hebdomadaire ;
- le changement d'horaires ;
- l'essai d'un autre support.
Le support de téléréunion doit être fiable, sûr et d'une utilisation aisée par chacun. Il doit permettre de traiter les urgences, chaque membre de l'équipe devant être présent et réactif lorsqu'il est contacté. Un réseau silencieux, sans retour rapide sur une problématique urgente, n'a aucun intérêt. Des moyens de communication instantanés et sécurisés s'avèrent donc indispensables. La mise en place d'une organisation réactive est aussi la clé d'un télé-management efficace.
Préserver la convivialité
Peu nombreux sont les télétravailleurs à faire l'effort de conserver un lien social avec leurs collègues. Si 29% communiquent régulièrement par téléphone, rares sont ceux qui utilisent les moyens technologiques à leur disposition pour partager en vidéoconférence leur déjeuner (2%) ou des happy hours (2%).
Avec le télé-management, la convivialité ne disparaît pas. Elle ne passe plus par la promiscuité. Aussi, pour réussir sa transition vers le télétravail, le manager doit-il s'employer à créer des mini-événements porteurs de convivialité, comme :
- des télé-déjeuners entre collègues ;
- des pauses-café pour rompre la solitude du « home office » ;
- des web conférences entre collègues qui ne se connaissent pas, afin de continuer à rencontrer de nouveaux visages chaque semaine ;
- des mini-reportages et interviews ;
- des jeux en ligne multijoueurs, comme un billard, un Ludo, un jeu d'échecs...
Alléger le reporting et le contrôle
Le manager d'une équipe en télétravail doit passer d'une culture des objectifs à celle des résultats. Il ne s'agit pas d'augmenter le reporting et les contrôles sous prétexte que le salarié est absent des locaux.
Respecter les plages de repos
Lors des périodes de déconnexion, le manager ne doit pas solliciter le personnel pour préserver l'espace dédié à sa vie privée. Cela est d'autant plus impératif du fait de la grande porosité entre vie personnelle et vie professionnelle. N'oublions pas que les obligations légales sur la mesure du temps de travail demeurent en télétravail confiné. Si le salarié est soumis à un horaire de travail, même assoupli, un dispositif doit permettre de décompter les heures effectuées. Les heures supplémentaires qu'il est amené à effectuer doivent être rémunérées si elles sont accomplies après autorisation de la hiérarchie ou avec son accord implicite, ou encore s'il est établi que leur réalisation a été rendue nécessaire par les tâches qui lui ont été confiées. La vérification du temps travaillé s'applique aussi pour les collaborateurs relevant d'une convention de forfaits en jours en télétravail. Celui-ci continue à être décompté en demi-journées ou journées de travail. Il convient enfin de fixer les plages horaires durant lesquelles le salarié en télétravail peut être contacté. Cette règle ressort d'ailleurs du droit à la déconnexion, qui permet au salarié de ne pas être joignable en dehors de son temps de travail afin d'assurer le respect de ses temps de repos et de congé, ainsi que de sa vie personnelle et familiale. Les conditions d'exercice de ce droit doivent être précisées par accord collectif d'entreprise, ou par une charte, auquel le manager doit se référer.
Organiser des échanges réguliers
En télé-management, il est préférable d'organiser régulièrement des échanges entre collaborateurs pour identifier et traiter les difficultés qu'ils rencontrent, ce que certains désignent avec élégance par les termes « résoudre les irritants ». Le reporting doit se transformer en une simple restitution permettant de mesurer pour chaque membre d'une équipe, ce qui est fait et ce qui reste à faire, en tenant compte des difficultés liées à un travail à domicile. Ce feedback permet de tenir compte de l'environnement familial et des contraintes qu'il fait peser sur le télétravailleur.
Revoir les règles d'évaluation des salariés
Les aptitudes professionnelles requises pour un télétravailleur n'étant plus les mêmes, il est indispensable d'envisager aussi la modification des méthodes d'évaluation du personnel. Le travail en mode collaboratif, le sens de l'initiative, la créativité, la maîtrise des technologies de la communication viennent notamment se substituer à des critères évaluant le respect des consignes, le courage, la fidélité ou encore l'intégrité. Il est donc vivement recommandé de revoir et modifier les critères d'évaluation d'un salarié en télétravail.
Développer l'intelligence collective
L'intelligence collective est la capacité particulière d'un individu à interagir avec ses semblables de manière à atteindre un objectif commun. Elle permet d'atteindre un résultat auquel un individu agissant seul n'aurait jamais pu parvenir.
L'intelligence collective, si elle peut être diversement exprimée, nécessite des caractéristiques communes :
- un écosystème peu hiérarchisé, laissant aux collaborateurs une large autonomie ;
- un système de partage de l'information totalement accessible et transparent ;
- un réseau performant d'interactions entre les membres de l'équipe fondé sur la confiance ;
- une finalité commune, partagée et acceptée par tous.
