Réduction des coûts de fonctionnement et de l’empreinte carbone, meilleure accessibilité des documents… La dématérialisation des process RH a, sur le papier, tout pour plaire.
Entre autres enseignements, la crise du Covid-19 aura rappelé l’importance de dématérialiser les process RH. Placées comme les autres fonctions support en télétravail durant le confinement, les DRH, qui avaient sauté le pas de la numérisation, ont pu accéder à distance à tous leurs documents. Si le bulletin de paie a été le premier process RH à être dématérialisé, suivi par le contrat de travail, c’est l’ensemble du dossier collaborateur qui peut basculer en version électronique.
Les arrêts de travail, les demandes de formation, les évaluations annuelles, les demandes de congés ou encore les notes de frais sont, eux aussi, éligibles à la dématérialisation.
De fait, la DRH est, en général, la direction qui consomme le plus de papier. Une politique zéro papier lui permet de réduire à la fois ses dépenses de fonctionnement – les impressions, la mise sous pli, les envois postaux et les coûts de stockage – ainsi que son empreinte carbone. Elle libère par ailleurs ses équipes d’un travail d’édition chronophage et élimine les erreurs liées aux saisies manuelles.
Accessibilité, traçabilité et confidentialité
Cette politique permet également à l’entreprise d’améliorer son image employeur. Car la dématérialisation des procédures RH a la côte auprès des salariés français. Un coffre-fort électronique permet à un employé de stocker ses documents personnels comme les factures de téléphone ou d’électricité. En le reliant à son compte personnel d’activité (CPA), il peut ainsi conserver la totalité des fiches de paie émises par ses différents employeurs.
Le cadre réglementaire incite également à cette numérisation. Depuis la loi travail El Khomri de 2017, le passage du bulletin de salaire au format électronique se fait par défaut. C’est au salarié refusant la fin du support papier de manifester son opposition. En contrepartie, l’employeur doit garantir la disponibilité des documents soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu’à l’âge de 75 ans du salarié concerné.
La dématérialisation présente d’autres atouts. Associée à une solution de gestion électronique de documents (GED), elle permet de retrouver les documents indexés depuis un simple moteur de recherche et, ce, quel que soit le terminal.
Par ailleurs, l’horodatage et la signature électronique certifiée garantissent l’intégrité des documents. En assurant la traçabilité des process – qui a accédé à quel document et quand – une solution de dématérialisation peut fournir des preuves en cas de contentieux. En matière de confidentialité des données, il est conseillé de privilégier les acteurs français qui hébergent leurs données sur le territoire national ou tout du moins européen. Selon le principe d’extraterritorialité propre au droit des États-Unis, le Cloud Act contraint les prestataires américains à divulguer les données de leurs utilisateurs dans le cadre d’enquêtes judiciaires, même si celles-ci ne sont pas stockées aux États-Unis.
« Bulletin de paie électronique, signature électronique des contrats de travail, coffre-fort numérique personnel… : les salariés français plébiscitent la dématérialisation. Le respect de l’environnement, l’accès à distance aux documents et leur protection en cas de sinistre au domicile font partie des facteurs incitatifs le plus souvent cités. »
Sondage réalisé en février 2019 par Opinionway pour Althéa