Hors des murs de l’entreprise, le télétravailleur doit pouvoir disposer de toutes ses données et des logiciels lui permettant d’échanger à distance avec ses collègues. Cet environnement parfaitement sécurisé s’avère propice à la productivité.
Avant la crise du Covid-19, un Français sur quatre télétravaillait, et 56 % des salariés restants souhaitaient s’y mettre, selon une étude Ifop pour le groupe Malakoff Médéric. Au-delà des facteurs externes qui imposent le travail à distance (mouvements de grève, intempéries…), le télétravail correspond aux attentes de l’époque. Les collaborateurs aspirent à davantage d’autonomie et à un meilleur équilibre entre vie personnelle et professionnelle. Les entreprises, de leur côté, y voient le moyen de gagner en productivité et de renforcer leur marque employeur.
Le cadre légal incite à la pratique du télétravail
Avec les ordonnances Travail de septembre 2017, le télétravail est devenu un droit pour le salarié. L’employeur qui s’y oppose doit être en mesure de le justifier par des impératifs liés au fonctionnement de sa société. Les entreprises étudient majoritairement les aspects juridiques et organisationnels du télétravail, mais elles oublient souvent la nécessité d’un outillage adéquat, pourtant essentiel. En effet, à son domicile, dans un espace de coworking ou en déplacement, le collaborateur doit pouvoir retrouver son environnement de travail et ses principales applications. Un télétravailleur obligé de rechercher ses fichiers éparpillés sur différents serveurs ou de travailler de façon asynchrone sur un document partagé perdrait nécessairement en productivité.
Le cloud ouvre la voie à la collaboration en ligne
Heureusement, le cloud est passé par là, et il existe à présent un grand nombre d’outils collaboratifs en mode SaaS (logiciel en tant que service). Par exemple, les suites Office 365 de Microsoft et G Suite de Google couvrent toutes les fonctionnalités attendues pour optimiser le travail en équipe : agenda partagé, traitement de texte et tableur en coédition, messagerie instantanée, réseau social interne, Web conférence, espaces de stockage en ligne… Elles présentent l’avantage d’assurer l’interopérabilité tout en offrant à l’utilisateur plus de protection que les versions gratuites de Dropbox (pour le partage de documents) ou de WeTransfer (pour l’envoi de fichiers volumineux). Leur mise à disposition évite également le phénomène du shadow IT, à savoir les applications installées hors du contrôle de l’entreprise, avec les problèmes de sécurité et de conformité que cela entraîne.
Des outils de dernière génération
Ces suites peuvent être complétées par des outils de dernière génération. Dédiés à la gestion de projet, Trello, Asana et Azendoo permettent d’assigner des tâches et de suivre l’avancée d’un projet. Dans le même esprit, les ChatOps, comme Slack ou Teams, sont des plateformes de chat permettant aux membres d’une même équipe projet de discuter en direct et d’échanger des fichiers par simple glisser-déposer. Reprenant, lui aussi, le principe de canal privé, WhatsApp permet d’effectuer des appels ou d’envoyer des messages dans un groupe prédéfini sans aucun surcoût. Dans cette famille, nous retrouvons également les solutions de visioconférence comme Skype, Cisco WebEx, Zoom ou BlueJeans. Ainsi, les réunions en ligne peuvent se tenir depuis un poste fixe ou en situation de mobilité. Enfin, les outils de prise de notes (Evernote, OneNote) permettent de faire de la veille collective en partageant des publications sur une thématique donnée.
La sécurité, un enjeu majeur
Cependant, tout cela n’est possible que si les collaborateurs évoluent dans un environnement sécurisé. Par principe, un salarié télétravaille hors des locaux de l’entreprise. Il ne bénéficie donc plus de la protection du système d’information (incluant son pare-feu, son antivirus et son dispositif de filtrage). Il est d’autant plus fragilisé qu’il utilise souvent son équipement informatique personnel. Le travail collaboratif nécessite, par ailleurs, la dématérialisation des documents, augmentant la surface d’exposition aux risques, et notamment la fuite de données confidentielles. Le recours au télétravail nécessite donc des aménagements de la politique de sécurité de l’entreprise, afin de gérer l’authentification de l’utilisateur et ses droits d’accès en fonction de son profil.
Pendant la crise du Covid-19, des outils gratuits pour le télétravail
Quoi qu’il en soit, l’employeur est tenu de fournir tous les outils et moyens nécessaires pour permettre à ses employés de travailler à distance. C’est évidemment plus facile pour les organisations qui ont déjà institué le télétravail et passé un accord collectif. Pour aider les entreprises à s’outiller, un grand nombre d’éditeurs spécialisés proposent gracieusement leurs solutions de travail collaboratif pendant la durée de la pandémie. Syntec Numérique, le syndicat professionnel des entreprises du numérique, les recense en ligne à cette adresse : covidsyntecnumerique.fr
Le guide « Recommandations sur le nomadisme numérique » de l’Anssi (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information) est à télécharger ici
